立替金精算書とインボイスチェックリスト

最低ライン

• 立替払いの取引が、他社の立替か従業員の立替かを分けた
• 他社の立替には、インボイスのコピー＋立替金精算書（または精算書のみ）がそろっている
• 精算書に仕入先の名称と登録番号が書いてある

できればそろえたい

• 精算書に税率ごとの自社負担額と消費税額（または税率）がある
• 複数社で分けるものは、按分の方法（面積比・人数比など）が書いてある
• 仕訳の摘要に「仕入先名・内容・○○社立替」が残っている

代替（時間がないとき）

• 毎月同じ立替（共用部の電気代など）は、立替者と精算書の書式を一度だけ決めておき、以後は数字を差し替えてもらう

免除条件（精算書を気にしなくてよい場面）

• 従業員が宛名なしのレシートで立て替えた経費
• 出張旅費・日当・通勤手当で通常必要な範囲のもの（帳簿に特例の旨を記載）
• 3万円未満の公共交通機関の運賃
• 少額特例の対象会社で、税込1万円未満の経費（2029年9月30日までの取引）

注意喚起ポイント

• 確認するのは立替者ではなく仕入先の登録番号
• 立替者が「コピーなし・精算書のみ」で出すときは、原本は立替者側で保存されているかを一言確認しておく
• 勘定科目は自社の費用（水道光熱費など）で計上し、「立替金」にしない