締め請求と都度請求の使い分け｜合計請求書で入金管理を楽に

月末、通帳に入金が1件。金額は、どの請求書の金額とも合いません。

その取引先には、今月だけで納品のたびに4枚の請求書を出しています。2枚分をまとめて払ってくれたのか、1枚は先月の分なのか。控えを並べて電卓をたたき、組み合わせを探しているうちに、気づけば夕方です。

しかも別の取引先からは「うちは月末締めで1枚にまとめてください」と言われていて、こちらはこちらで、請求書を出し忘れていないか気になっている。

請求のしかたが取引先ごとにばらばらなのは、あなたの段取りが悪いからではありません。取引先の都合や、取引が始まったときの流れで、少しずつそうなっていくものです。

この記事では、締め請求と都度請求の違いと、取引先ごとにどちらにするかの決め方、そして合計請求書（月まとめの請求書）の作り方を、一緒に整理していきます。

結論：締め請求は「締め日までの取引を1枚にまとめて請求する」方法、都度請求は「取引のたびに1枚ずつ請求する」方法です。継続して何度も取引がある相手は締め請求にすると、請求書1枚と入金1件が対応するので、消し込み（入金と請求書を照らし合わせて片づける作業）がぐっと楽になります。単発の取引や、初めての相手、大きな金額の取引は都度請求が向いています。大事なのは、取引先ごとにどちらか1つに決めて、取引先の一覧に書いておくこと。今日はまず、取引の多い取引先を3社だけ、どちらにするか決めてみましょう。

何が起きているか｜請求のしかたが、取引先ごとにばらばら

ひとり経理で請求まわりが重くなるのは、作業そのものより、取引先ごとにルールが違うのに、それがどこにも書かれていないことが原因になりがちです。

• 都度請求の相手が、月末にまとめて払ってくる：請求書は4枚、入金は1件。どの請求書の分かを組み合わせで探すことになります。
• 締め請求の相手に、現場が親切に都度の請求書も送っていた：同じ取引が2回請求されてしまう、いわゆる二重請求の原因になります。
• 締め請求の相手で、納品はしたのに請求に載せ忘れる：都度請求なら「納品＝請求」なので気づけますが、締め請求は締め日まで待つぶん、途中の納品が抜けやすくなります。

どれも、誰かがさぼった結果ではありません。「この取引先はどちらの請求か」という一行が決まっていないから、毎回その場の判断になっているだけです。

締め請求と都度請求の違い

まず、2つの違いを並べてみます。

どちらが正しい、というものではありません。相手との取引のしかたに合わせて選ぶものです。そして、いちばん楽になるのは「どちらかに統一すること」よりも、取引先ごとに決めて、迷わないようにしておくことです。

どちらにするかの決め方｜3つの目安

迷ったときは、次の3つを順番に見てみてください。

1. 同じ相手と、月に何回取引があるか

月に2回以上、毎月のように取引がある相手なら、締め請求が向いています。請求書の枚数が減り、相手の支払処理も1回で済むので、喜ばれることも多いです。月に1回あるかないかの相手なら、都度請求でも手間は変わりません。

2. 初めての相手か、金額が大きいか

初めて取引する相手や、1回の金額が大きい取引は、都度請求にして、まず1回きちんと入金されることを確かめるのが安心です。締め請求にすると、締め日までの取引がまとめて未回収のまま積み上がるからです。何度か取引が続いて、入金も順調なら、そこから締め請求に切り替えれば大丈夫です。

3. 相手から指定があるか

取引先によっては「毎月20日締めで請求書を1枚に」「当社の書式で」と決まっていることがあります。その場合は、相手のルールに合わせます。締め日がいつなのかは、支払予定・入金予定を組むもとになるので、支払サイトと締め日｜資金繰りで慌てないための基本と管理のコツもあわせて見ておくと整理しやすくなります。

決めたら、取引先の一覧（取引先マスタ）に「締め請求・末日締め」「都度請求」と1行書いておく。これだけで、次から迷わなくなります。一覧の作り方は取引先マスタの整え方｜振込先・締め日・支払サイトを1か所ににまとめています。

具体例｜合計請求書（月まとめの請求書）の作り方

締め請求でよく使うのが、締め日までの取引を1枚にまとめた合計請求書です。たとえば、末日締めの取引先に、9月中に3回納品した場合はこうなります（金額はすべて例です。消費税はすべて10%の取引とします）。

ポイントは3つです。

• 取引の明細を、納品日つきで並べる：相手が自社の納品書や発注書と照らし合わせやすくなり、「この納品は載っている？」という問い合わせが減ります。
• 消費税は、請求書全体で税率ごとに1回だけ計算する：インボイス制度では、端数処理（1円未満の切り捨てなど）は1枚の請求書につき税率ごとに1回です。納品ごとに税額を出して足すと、1円ずれることがあります。詳しくはインボイスの端数処理｜1枚に1回のルールと1円ズレの直し方へ。
• インボイスの記載事項を満たしているか、一度だけ確かめる：登録番号、税率ごとの合計額と消費税額などがそろっているかは、適格請求書の記載事項6つ｜自社の請求書を見直すチェックで確認できます。テンプレートを一度直せば、あとは毎月同じ形で出せます。

取引先によっては、合計請求書に「前回ご請求額・ご入金額・繰越金額」の欄を設けている会社もあります。前の月の請求が入金されていないと繰越として残るので、お互いに未入金に気づきやすいのが良いところです。ただ、繰越がある月は今回のご請求額が今月の取引分と一致しなくなるので、入金の確認では「今月分」と「繰越分」を分けて見るようにします。

締め請求の「載せ忘れ」を防ぐ

締め請求でいちばん気をつけたいのは、締め日までの間の納品が請求書から抜けることです。対策はシンプルで、納品したら、その日に請求管理表へ1行入れておくこと。締め日には、その取引先の行を集めて合計請求書を作ればいいので、記憶に頼らずにすみます。請求管理表の作り方は請求漏れ・二重請求を防ぐ請求管理表｜ひとり経理の作り方と回し方で整理しています。

影響｜締め日と決算日がずれるときだけ、ひと手間

締め請求にすると、ひとつだけ注意したい場面があります。締め日が月末ではなく、決算月を迎えるときです。

たとえば、3月決算の会社で、ある取引先が「20日締め」だったとします。3月21日〜31日に納品した分は、請求書は4月20日締めの分に載ります。でも、売上はふつう請求書を出した日ではなく、納品した日（会社が決めている計上の基準日）で計上します。つまり、3月21日〜31日の納品分は、請求書がまだなくても3月の売上です。

ふだんの月は、締め日ごとに請求書の金額で売上を入れていても大きな問題にならないことが多いのですが、決算月だけは「締め日のあと、月末までの納品分」を拾って売上（と売掛金）に入れておきます。請求管理表に納品日を入れておけば、ここも表から拾うだけで済みます。計上する月の考え方は期ズレを防ぐ｜計上月を間違えない発生主義の考え方へ。

都度請求の取引先でも、締め請求の取引先でも、「売上は納品日、請求は約束どおりのタイミング」と分けて考えておくと、迷いが減ります。

明日やること（まず1つだけ）

明日やるのは、全取引先の請求方法を見直すことではありません。

取引の多い取引先を3社選んで、「締め請求か、都度請求か」「締め日はいつか」を取引先の一覧に1行ずつ書く。 それだけです。

いま都度請求で、まとめ払いされることが多い取引先がいたら、次に連絡するときに「来月から末日締めで1枚にまとめてもいいですか」と一言聞いてみてください。相手にとっても支払処理が1回になるので、案外すんなり決まることがあります。

締め請求・都度請求のチェックリスト

上から順に。今日は「まずここだけ」の1つで十分です。

• まずここだけ（今日）
• 取引の多い取引先3社について、締め請求か都度請求かを決めた
• 決めるとき
• 毎月何度も取引がある相手は、締め請求にできないか考えた
• 初めての相手・高額の取引は、都度請求で入金を確かめることにした
• 相手から締め日や書式の指定があるか確かめた
• 決めた請求方法と締め日を、取引先の一覧に書いた
• 締め請求の相手
• 納品のたびに、その日に請求管理表へ1行入れている
• 合計請求書に、納品日つきの明細を載せている
• 消費税は請求書全体で税率ごとに1回だけ計算している
• 都度の請求書を別に送っていないか、現場と確かめた
• 決算月
• 締め日が月末でない取引先は、締め日のあと月末までの納品分を売上に入れる予定にした

最後に

冒頭の、どの請求書とも合わない入金に戻ります。

控えを並べて組み合わせを探していたのは、あなたが入金を1件ずつ、きちんと照らし合わせようとしているからです。その丁寧さは、ひとり経理のいちばんの強みです。

締め請求か都度請求かを取引先ごとに決めておくのは、その丁寧さを、毎月の組み合わせ探しから「請求書1枚と入金1件を見比べるだけ」に変えるための工夫です。全部の取引先を一度に変えなくていい。まずは3社、一行ずつ決めていけば、来月の月末はきっと今日より少し静かです。一緒に始めてみましょう。

本記事は一般的な実務情報です。請求方法や締め日は、取引先との契約や取引の内容によって異なります。売上の計上基準やインボイスの取扱いで迷う場合は、最終的な判断を顧問税理士・所轄税務署にご確認ください。

よければ、こちらも

• 請求から入金までの流れは、請求書の発行から入金確認まで｜ひとり経理の基本フローと売掛金の消し込み｜ズレなく正確に進める手順とコツへ。入金額が合わないときは入金額が請求と合わない｜差額・手数料・相殺の確認順を。
• 消費税の計算を手元で確かめたいときは、消費税 税抜⇄税込 計算機も使ってみてください。ほかの実務も、記事一覧から少しずつ一緒に整理していきましょう。

関連用語

• インボイス
• 売掛金
• 消し込み